Oleh : Wahyu Handoyo dan Ali Aminulloh.
Di saat harga kebutuhan pokok kerap bergejolak dan distribusi barang tak selalu mudah dijangkau, KSU Desa Kota Indonesia memilih tidak bergantung pada keadaan. Koperasi ini membangun sistemnya sendiri. Di sanalah Unit Perdagangan Mulbako berdiri, bukan sekadar unit usaha, tetapi garda depan yang memastikan kebutuhan anggota tetap terpenuhi secara terstruktur, terukur, dan bertanggung jawab.
Unit Usaha Mulbako merupakan tim pelaksana kerja usaha KSU Desa Kota Indonesia. Unit ini berada di bawah kepepimpinan Wahyu Handoyo, S.E., yang menjabat sebagai Ketua Unit Mulbako. Di bawah kepemimpinannya, sistem kerja dibangun dengan pola manajemen yang disiplin, transparan, dan berbasis prosedur yang jelas.
Sejak awal berdirinya KSU Desa Kota Indonesia, Mulbako telah dicanangkan sebagai pelaksana program pemenuhan kebutuhan pokok anggota. Artinya, unit ini bukan tambahan, melainkan bagian inti dari denyut ekonomi koperasi. Unit bertransformasi dari awalnya hanya memenuhi hajat pokok tertentu, yaitu beras, gula, minyak, dan sabun menjadi pemenuhan segala bentuk bahan konsumsi yang dihajatkan anggota.
Struktur Kuat, Kerja Terukur
Di balik aktivitas jual beli yang terlihat sederhana, Mulbako bekerja dengan sistem yang jelas dan pembagian tugas yang tegas. Unit ini diperkuat oleh 1 Manajer, 8 staf, dan 5 tenaga volunteer.
Pada tataran operasional, unit ini mengejawantahkan program yang telah dicanangkan oleh pengurus. Kepala unit memegang kendali strategi operasional. Ia merealisasikan target penjualan, menyusun strategi pencapaian, mengatur sumber daya manusia dan material agar operasional berjalan sinergis, mendelegasikan tugas, memotivasi tim, mendorong kolaborasi, memantau progres, mengevaluasi hasil penjualan, menjadi penghubung antara pengurus dan staf, hingga menyampaikan laporan kerja rutin kepada pengurus.
Di lini administrasi, staf administrasi memastikan seluruh aktivitas terdokumentasi dengan rapi. Mereka menginput data pembelian dan penjualan harian, menyusun laporan harian dan bulanan, menerima, mencatat, dan mengarsipkan dokumen fisik maupun digital, serta membantu penyusunan laporan keuangan.
Di gudang, staf gudang bekerja menjaga ketepatan dan ketertiban barang. Mereka menerima barang dari supplier, memeriksa kesesuaian jumlah dan kualitas dengan surat jalan, mengatur penempatan berdasarkan jenis dan kategori, memastikan penyusunan rapi dan aman, melakukan pengecekan stok berkala, serta menyiapkan dan melakukan packing barang pesanan anggota.
Di bagian pelayanan, kasir melayani pembeli secara langsung, menerima pembayaran dan memberikan struk, menghitung uang di awal dan akhir penjualan, serta menyusun laporan penjualan harian.
Staf umum menyiapkan pesanan barang, membantu bongkar muat, serta mendampingi proses pengiriman ke daerah. Sementara sopir (saiq) bertanggung jawab mengemudikan kendaraan dengan aman dan tepat waktu, mengantar pimpinan secara efisien, memeriksa kondisi kendaraan secara rutin, melaporkan kebutuhan servis, serta memastikan dokumen kendaraan tidak kadaluarsa.
Seluruh sistem ini berjalan dalam koordinasi yang terintegrasi di bawah kepemimpinan Kepala Unit Mulbako.
Pembelian Selektif, Proses Transparan
Dalam pengadaan barang, Mulbako tidak sembarangan memilih pemasok. Pembelian dilakukan melalui supplier yang telah ditunjuk, baik dari LKM, UMKM, maupun supplier umum.
Pemasok UMKM hanya dapat memasok barang setelah memenuhi standar dan mendapatkan persetujuan Ketua Umum KSU, Ibu Anis Khoirunnisa, S.Th.I. Prosesnya melalui pengajuan proposal yang disertai komposisi produk secara lengkap.
Setiap bulan, Unit Mulbako mengajukan kebutuhan barang kepada administrasi keuangan. Selanjutnya ajuan diteruskan kepada pengurus dan Ketua Umum dengan mencantumkan jumlah (quantity) dan harga barang secara rinci. Mekanisme ini memastikan pembelian berjalan terencana, terkendali, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Penjualan Terkoordinasi Hingga ke Daerah
Sistem penjualan Mulbako tidak hanya melayani pembelian langsung. Unit ini juga melayani pesanan terkoordinasi melalui representatif yang menjembatani kebutuhan anggota di berbagai daerah.
Anggota mengajukan pesanan kepada representatif atau logistik. Pesanan tersebut direkap dan diajukan kepada Unit Mulbako dalam bentuk surat pesanan atau MOU yang mencantumkan jenis barang, harga, jumlah keseluruhan, serta persetujuan representatif dan penanggung jawab daerah.
Ketentuan pembayaran ditetapkan secara jelas:
Sistem piutang dengan DP 30% memiliki jatuh tempo 30 hari.
Tanpa DP, jatuh tempo 14 hari setelah barang terkirim.
Surat pesanan yang diterima Mulbako diajukan kepada sekretaris dan diteruskan kepada Ketua Umum untuk mendapatkan ACC. Setelah disetujui, Mulbako berkoordinasi dengan LKM sesuai barang pesanan dan menyusun jadwal pengiriman.
Unit kemudian mengajukan surat jalan kepada Ketua Umum dengan mencantumkan jumlah barang, nilai nominal, jenis kendaraan, saiq, dan pendamping. Pengiriman dilakukan sesuai surat jalan dan invoice/nota dengan memastikan kelengkapan barang sesuai dokumen.
Setibanya di daerah, penanggung jawab logistik atau representatif menerima barang dengan menandatangani surat jalan dan invoice. Setelah kembali, saiq dan pendamping menyerahkan dokumen tersebut kepada admin untuk diinput sebagai penjualan.
Semua tercatat. Semua terdokumentasi.
Menjaga Kepercayaan, Menjaga Stabilitas
Di tengah dinamika ekonomi, Unit Perdagangan Mulbako membuktikan bahwa stabilitas bukanlah kebetulan, melainkan hasil dari sistem yang disiplin dan kepemimpinan yang terarah.
Di bawah kepemimpinan Wahyu Handoyo, S.E., Mulbako tidak hanya menjalankan fungsi perdagangan, tetapi memastikan sistem distribusi internal koperasi berjalan sesuai regulasi yang ditetapkan, mulai dari seleksi supplier, pengajuan pembelian bulanan, manajemen stok, sistem pesanan berbasis representatif, hingga pengiriman terjadwal dan terdokumentasi.
Mulbako bukan sekadar unit perdagangan. Ia adalah penjaga stabilitas kebutuhan anggota, penggerak roda ekonomi koperasi, dan wajah profesionalisme KSU Desa Kota Indonesia dalam membangun sistem yang kuat dari dalam.