Oleh : Khoirun Bilal
Di balik setiap pembangunan yang kokoh, selalu ada sistem yang tertata. Di balik setiap rumah yang direnovasi dengan harapan baru, ada kerja sunyi yang jarang terlihat. Itulah peran Unit Perdagangan Toko Material milik KSU Desa Kota Indonesia. Sebuah unit usaha yang bukan sekadar berdagang, tetapi menjadi penggerak utama pembangunan dan pelayanan anggota.
Pilar Penyedia Material Pembangunan
Sejak awal berdirinya KSU Desa Kota Indonesia, unit toko material telah dicanangkan sebagai unit pelaksana program dalam memenuhi kebutuhan material pembangunan LKM-MRLA, renovasi rumah anggota, hingga program Pom Mini. Unit ini menjadi simpul penting antara perencanaan, pengadaan, hingga distribusi material.
Dalam operasionalnya, unit ini dijalankan oleh satu Kepala Unit dan satu tenaga magang.
Kepala Unit bertugas menyusun strategi pencapaian target penjualan yang telah ditetapkan pengurus KSU, mengatur sumber daya manusia dan material agar operasional berjalan sinergis, mendelegasikan tugas, memotivasi tim, memantau progres serta mengevaluasi hasil penjualan. Ia juga menjadi penghubung antara pengurus dan staf, representatif anggota di berbagai daerah, sekaligus pelapor hasil kerja kepada pengurus.
Sementara itu, tenaga magang berperan dalam membantu administrasi, menginput data pembelian dan penjualan harian, menyusun laporan harian dan bulanan, menerima serta mengarsipkan dokumen fisik maupun digital, hingga membantu menyiapkan laporan keuangan.
Struktur sederhana ini menjadi fondasi kuat bagi pelayanan yang terorganisir dan profesional.
Mekanisme Pembelian dan Penjualan Material LKM-MRLA
Proses pengadaan material untuk pembangunan LKM-MRLA dilakukan secara sistematis dan transparan.
Tahap awal dimulai dari Rancangan Anggaran Belanja (RAB) yang disusun Bagian Pembangunan LKM. Daftar kebutuhan material disampaikan kepada Unit Toko Material untuk kemudian dilakukan pencarian informasi terkait supplier, ketersediaan stok, harga barang, serta biaya transportasi.
Setelah data diperoleh, Kepala Unit menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) dan menyusun quotation atau proforma invoice. Dokumen ini menjadi lampiran pengajuan proyek pembangunan LKM-MRLA.
Setelah mendapatkan persetujuan pimpinan LKM-MRLA, Bagian Pembangunan menerbitkan Purchase Order (PO) kepada Ketua Umum KSU Desa Kota Indonesia. PO tersebut kemudian dilampirkan dalam pengajuan dana pembelian material oleh Unit Toko Material.
Pengajuan dana dilakukan melalui bagian administrasi dengan melampirkan penawaran harga supplier. Maddah ajuan ditandatangani oleh Kepala Unit, Bendahara I, disetujui Ketua Umum, dan disyahkan Penasihat KSU Desa Kota Indonesia. Setelah disetujui, Kepala Unit mengajukan penarikan dana kepada Bendahara II, lalu bagian administrasi mencatat administrasi pembayaran penarikan tersebut.
Selanjutnya, Kepala Unit melaksanakan pembelanjaan sesuai PO, mengoordinasikan pengiriman, mendistribusikan material ke alamat proyek, membuat surat jalan serah terima, mengecek kesesuaian barang, hingga menerbitkan nota tagihan kepada Bagian Pembangunan LKM-MRLA.
Pembayaran yang diterima kemudian disetorkan ke bagian administrasi keuangan KSU Desa Kota Indonesia disertai bukti serah terima pembayaran.
Seluruh proses berjalan dengan sistem kontrol berlapis, memastikan akuntabilitas dan transparansi terjaga.
Program Renovasi Rumah: Kolaborasi dengan USP
Tak hanya melayani proyek pembangunan lembaga, Unit Toko Material juga menjadi pelaksana utama program renovasi rumah anggota.
Program ini dijalankan bekerja sama dengan unit simpan pinjam USP USP KSU Desa Kota Indonesia. Dalam skema ini, USP memberikan informasi kepada anggota terkait besaran nilai pinjaman yang dapat diajukan.
Untuk tenor 36 bulan, anggota dapat meminjam hingga 160% dari jumlah simpanannya, dengan faedah pinjaman sebesar 5% per tahun.
Syarat pengajuan renovasi rumah meliputi:
Anggota aktif.
Fotokopi KTP berwarna.
Foto rumah yang akan direnovasi.
Slip gaji bulanan bagi karyawan dan Guru Al-Zaytun, atau keterangan pendapatan yang divalidasi koordinator bagi wali santri.
Denah dan alamat rumah.
Pengisian formulir rincian ajuan material dan biaya tenaga kerja yang dikoordinasikan dengan Kepala Unit Toko Material.
Penandatanganan rincian kebutuhan oleh anggota.
Penandatanganan oleh Kepala Unit Toko Material.
Validasi dan penandatanganan oleh Manager USP.
Maddah ajuan kemudian diajukan kepada Ketua Umum melalui bagian administrasi dan divalidasi oleh pimpinan lembaga terkait, ditandatangani oleh Bendahara I, Ketua Umum, dan Penasihat KSU Desa Kota Indonesia.
Setelah disetujui, USP mencairkan dana kepada Kepala Unit Toko Material untuk melaksanakan renovasi sesuai ajuan. Unit kemudian melaksanakan pembelanjaan material, mengelola tenaga kerja, membuat laporan pelaksanaan, serta menyusun dokumentasi before-after renovasi rumah.
Program ini tidak hanya memperbaiki fisik bangunan, tetapi juga menghadirkan harapan dan kenyamanan baru bagi anggota.
Program Pommini: Mendekatkan Energi bagi Petani
Selain material bangunan, Unit Toko Material juga mengelola program Pommini, yakni jasa pengadaan bahan bakar seperti solar, pertalite, dan pertamax.
Program ini hadir sebagai solusi atas jarak SPBU yang mencapai sekitar 8 kilometer dari wilayah Pommini. Dengan kondisi tersebut, kebutuhan bahan bakar bagi petani—untuk membajak sawah, mengairi ladang tadah hujan, hingga operasional kendaraan angkut dan motor koperasi—menjadi tantangan tersendiri.
Melalui kerja sama dengan unit toko Kodeko, Unit Toko Material memberikan pelayanan pengadaan bahan bakar bagi anggota koperasi dan masyarakat sekitar. Layanan ini bukan hanya memudahkan akses energi, tetapi juga memperkuat aktivitas ekonomi masyarakat pedesaan.
Menggerakkan Ekonomi dari dalam
Unit Perdagangan Toko Material bukan sekadar unit usaha. Ia adalah sistem pelayanan yang dirancang untuk menopang pembangunan lembaga, meningkatkan kesejahteraan anggota, serta mendekatkan kebutuhan dasar masyarakat.
Dengan tata kelola yang sistematis, kontrol administrasi berlapis, serta kolaborasi antarunit, Toko Material KSU Desa Kota Indonesia membuktikan bahwa koperasi mampu bergerak profesional dan berdampak nyata.
Dari material bangunan hingga bahan bakar, dari renovasi rumah hingga proyek lembaga. Semuanya bergerak dalam satu visi: membangun dari desa, untuk Indonesia.
Editor: Ali Aminulloh